ビジネスの読みもの

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青色申告を劇的にラクにする4つの方法!クラウド会計ソフトと法人クレジットカードを活用して、面倒な帳簿作成の手間を削減しよう。

ここのところ青色申告の準備に追われ、約1週間ほどこのサイト「ビジネスの読みもの」の更新をサボってしまった私。

ほんと、何度かここでも愚痴ってはいますが、確定申告の準備がもうちょっとラクになれば日本のGDPが3~4%は上がるんじゃないかな…とさえ思うくらい。事業をほったらかしにして申告の準備をしなくちゃいけないとか、やっぱ何か間違ってます。

…とまぁ、そんな愚痴はほどほどに、そろそろ苦労した青色申告の準備も終わりそうなので、今回は私が過去に学んだ『青色申告を劇的にラクにする4つの方法』を紹介してみたいと思います。

私同様に経理&記帳作業が憂鬱で仕方ない…という方は是非、参考にしてみてくださいね。

青色申告を劇的にラクにする方法まとめ:

早速、確定申告(青色申告など)の準備を楽にする方法を紹介。これら4つすべてを実践するのがベストですが、無理ならどれか1つだけでも効果的ですよ。

1.クラウド会計ソフトを利用する:

まず一番大事なのが、クラウド会計ソフトと呼ばれる会計ソフトを利用すること。市販されているやよいの青色申告や、勘定奉行といったようなソフトの、クラウド版(インターネット版)ですね。

これを利用するとどんなことが出来るのかというと、銀行やクレジットカードの利用明細書の内容を会計ソフトが取り込んで、自動的に記帳できるようになる点。

たとえば三井住友銀行から取引先A社に10万円を振り込んだ場合、通常の会計ソフトでは貸方借方の両方を選択し、10万円と入力する必要性があるのですが、クラウド会計ソフトではネットバンクから自動的に情報を取得してくれるため記帳がラクになるのです。

  • 通常の会計ソフト:自分で貸方借方の勘定科目を選択し、日付と金額を入力する(摘要の入力も必要)
  • クラウド会計ソフト:ネットバンクから情報を取得し、自動的に記帳してくれる(下記はMFクラウド会計の例)

会計ソフトが自動的に利用履歴を取り込み、記帳してくれる

会計ソフトが自動的に利用履歴を取り込み、記帳してくれる
クラウド会計ソフトは学習する:

また、クラウド会計ソフトでは仕分ルールを覚えてくれるため、たとえばWEBデザイン会社への振込ならそれが『外注工賃』と覚えてくれるメリットも(都度、勘定科目を選択する必要性がないってこと)。

  • 東京電力への支払い:水道光熱費だと認識する
  • ソフトバンクへの支払い:通信費だと認識する
  • スタバへの支払い:会議費だと認識する

更にネットバンクやクレジットカード明細から支払先情報も取得するので、摘要欄にて入力で「ソフトバンク携帯」やら「NTT電話代」などを入力必要もなし。

ご存知のように摘要欄の入力ってほんと面倒なので、これがなくなるだけでも入力作業がだいぶラクになるはずです。

おすすめはMFクラウド確定申告:

ちなみにクラウド会計ソフトは現在、主に3つ存在するんですが、その中で個人的に一番おすすめなのがマネーフォワード クラウド確定申告。

このソフトは簿記の知識がある方にとって使いやすい仕様になっているので、昔から会計ソフトを使っていた方にとっては使いやすいものになると思います(詳しくは下記公式サイトにて)。

『いやいや、自分はあんまり会計知識がないから不安…』という初心者の方には、freeeというクラウド会計ソフトのほうが良い場合もありますね。

こちらは経理作業に不慣れな方にもわかりやすい&使いやすい見た目をしているので、是非、選択肢にいれてみてください。業界最大手のクラウド会計ソフトですよ。

その他、クラウド会計ソフトをもっと知りたい方は、下記の比較記事を参考にどうぞ。よくある質問やその答えなどをわかりやすくまとめています。

business.cardmics.com

2.クレジットカード決済を多用する:

クラウド会計ソフトを導入したら、次にしなくてはいけないのがクレジットカード決済を多用することです。

なにせいくらクラウド会計ソフトを利用している場合でも、現金払いしたものまで自動記帳してくれるわけではありません。あくまで連携可能なのは、ネットバンキングを通じて振込をした場合や、クレジットカードで支払いをした場合に限られるためです。

  • クレジットカード払い:クラウド会計ソフトが自動入力
  • 銀行振込:クラウド会計ソフトが自動入力
  • 現金払い:手入力で1件1件入力する必要アリ

クラウド会計ソフトを導入したらカード払いを多用しよう

クラウド会計ソフトを導入したらカード払いを多用しよう

つまり記帳をとにかく楽にしたいなら、いつでもどこでもクレジットカード払いするのがおすすめ

これで自動的にクラウド会計ソフトが仕分けしてくれるので、余計な手間が生じなくなります。

理想は事業用のクレジットカードを作ること:

その上で、更に記帳作業をラクにしたいと思うのであれば、『経費の支払いのみに使うクレジットカード』を作るのも良い方法です。

これならそのカードで支払ったものはすべて経費、それ以外のカードで支払った場合には私的な支出と分けられるため、『これは個人支出かな…いやいや、経費かもしれないぞ…』と迷う事がなくなるメリットがあります。

まぁ…ほんのわずかな時間かもしれませんが、仕分けを迷っている時間はただの無駄でしかないので、経費は経費として明確に分けられるようにしてみてください。

  • 事業用のカードを使う:すべてが経費なのでシンプル
  • 個人向けカードで経費を支払う:どの支払いが経費かわからなくなる

それだけで記帳業務をもっと効率化できるようになるはずですよ。

経費の支払いで使うなら法人カードを:

尚、個人向けに発行されている楽天カードや三井住友カードといったクレジットカードを、経費の支払いに使うことはあまり推奨できる行為ではありません(利用規約違反に当たる場合があるため)。

そのため、もし経費決済が多い方や、仕入れにクレジットカードを利用する場合が多い方は下記記事を参考に法人クレジットカードを作成ください。

それで堂々と経費算入が可能になりますし、年会費すらも経費にできますよ(起業したての個人事業主&法人でも作れるクレジットカードを紹介中)*1

news.cardmics.com

3.現金払いしてしまったものはアプリで読み込む:

クレジットカード払いやネット銀行経由で支払ったほうがラクなことはわかったけれども、それでも現金払いをしなくてはいけない場所ってありますよね。現金払いのみの飲食店や、地方の高速バスとかです。

こういう時は、マネーフォワード クラウド確定申告が用意している、レシート読み込み機能を利用するのがおすすめ。

これを利用するとレシートをスマホで撮影するだけで、自動的に仕分けデータを書き起こしてくれるので、入力の手間を大幅に削減可能。

手入力で貸方借方の勘定科目を設定するよりも効率的となります。

横型の領収書読取りがちょっと苦手:

ただ正直、まだまだ発展途上なアプリなので使い勝手が悪いところもあり。

特にヨコ型の領収書の読み取りが苦手なので、今後のアプリ改良に期待ですね。もっと効率よく経費入力をしたい…という方は、手書きの領収書であっても文字起こししてくれるマネーフォワード クラウドのサービスもどうぞ(詳しくはこちら)。

領収書を撮るだけ!

OCR機能でレシートを読み取りします。手書きの領収書はオペレーターが入力を代行します。

4.電子マネーを活用する:

最後がこれ。電子マネーやプリペイドカードを活用することです。

記帳をラクにするためには、出来る限り記帳数を減らすのがコツ。そういう時に、たとえばスタバカードなどのプリペイドカードは重宝します。

  • プリペイドカード使用:チャージ金額を経費に出来る
  • プリペイドカード未使用:都度、記帳する必要性アリ

まぁ税務署によってはチャージ金額を一括で損金算入することに文句をつけてくる場合もあるかもしれませんが、そういう時には明細書を別途プリントアウトして保存さえしておけば問題なし。

とにかく「ちゃんと全部、経費なんだよ」ということが証明できればOKなので、プリペイドカードを活用して極力、支払いはまとめてしまうようにしてください。

さすがに社員が100人以上いるような企業だと怒られるかもですが、個人事業主や中小企業ならこれで問題ありません。

Suica等の電子マネーも使いよう:

また、Suicaなどの電子マネーも同様です。

交通費の支払いでしか使わないSuicaを用意すれば、そのチャージ金額をそのまま旅費交通費として計上することが可能。

1件1件、140円や210円といった交通費を入力していくのは途方もない作業なので、電子マネーをうまく活用して記帳作業をラクにしてしまいましょう。

ちなみにマネーフォワード クラウド確定申告ではSuicaの利用明細書も読み込めるので、それを利用すれば交通費の詳細を自動入力することも出来ますよ(前述のように個人事業主ではそこまでする必要性はないと思いますが、法人経営者の方はきちんと詳細まで記帳したほうが無難かもです)。

青色申告を劇的にラクにしよう:

これら4つの方法を駆使すれば、青色申告なんて簡単も簡単になるはず。

取引先からの振込も、振込で支払った外注工賃も、街で使った事務用品費もすべて自動的に記帳してくれるようになるので、みなさんがやることが従来の1/5くらいになります。

私も来年こそは1日で青色申告の準備が終わらせられるように、法人向けのクレジットカードを作成しました。今後、すべての経費はこのカードで支払いをし、経費と私的な支出を分けて計上をしていこうと思ってます。

以上、青色申告を劇的にラクにする方法!クラウド会計ソフトと法人クレジットカードを活用して、面倒な帳簿作成の手間を削減しよう…という話題でした。

参考リンク:

もっともっと楽に確定申告をしたい…という方は、下記の領収書&レシートの整理術に関する記事も参考に。私自身、これを実践するようになってからは記帳作業がグンと楽になりました。

business.cardmics.com

*1:個人向けのクレジットカードを経費支払いで使っていると、ある日突然、カード会社から電話がかかってきて、経費支払いに使うようなら規約違反で自動停止させますと言われることがありますよ(私、経験あります(苦笑))。

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