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パソコンやスマホでFAX受信できるだけでなく、送信まで可能なeFAX(イーファックス)が凄い!ネット経由でFAXの送受信をするなら。

パソコンやスマホでFAXが受信できるだけでなく、送信まで出来てしまうeFAX(イーファックス)が面白いなーと思ったので、今回はそれを紹介させてもらおうかと思います。

これを利用すればもう自宅や事務所にFAX機を設置することなくFAXの送受信ができるようになるので、事業効率がかなりアップすること間違いなし。

特に事務所に誰もいないことが多い個人事業主や事業を始めたばかりの法人経営者には、嬉しいサービスになるのではないでしょうか?

eFAXがあれば電車の中や喫茶店といった外出先からFAX内容の確認ができるようになります。

インターネットFAX「eFAX」について:

eFAXの仕組みをわかりやすく解説:

早速、eFAXの仕組みを解説していきましょう。まずはFAXの送信からです(eFAX公式より図解を引用)。

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eFAX側指定のメールアドレスに、取引先の電話番号を入力してファイルを添付すると、自動的にそれがFAXデータになって取引先のFAXに送られるという仕組みです。

添付可能なファイルはPDFはもちろん、マイクロソフトのワードやエクセル、そしてJPGやGIFといった画像ファイルにも対応。

PDF形式、ワード形式(.doc)、エクセル形式(.xls)、パワーポイント形式(.ppt)などのオフィス系ファイルや、JPG、GIF、PSDなどの画像ファイルが、そのまま添付して送信可能です。

また、指定のメールアドレスに画像を送信するだけでFAXを送れるので、外出中でもパソコンやスマホがあればいつでもFAX送信できるのも大きなメリット。『FAXで見積書を送ってくれ!』という取引先にいつでもどこでも対応することが可能です。

  • 通常のFAX:事務所やコンビニからではないと送信できない
  • eFAX:外出先でもスマホやパソコンがあれば可能

加えて国内だけでなく海外の電話番号にもFAX送信が可能。海外に支社や取引先がある企業でもeFAXを利用できます(国際番号を付けることで送信可能)。

eFAXの受信方法はシンプル:

次にeFAXにおける受信の方法ですが、こちらもシンプルです。

eFAXでは利用者に03番号や06番号など、全国57都市の市外局番から好きなFAX番号を選ぶことが出来るので、その番号に対してFAXを送ってもらえばOK。

たったそれだけでeFAX側がFAX内容を電子データ(PDFデータ)にしてみなさんのパソコンやスマホに送ってきてくれます。

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当然、電子データであるということはiPhoneやAndroid携帯といったスマホからであっても問題なく確認できるので、外出先でも電車の中であってもいつでもFAX内容のチェックが可能です。

実物のFAX機を設置している場合のような、一旦事務所に戻ってFAXを確認とか、事務所に電話をして社員に『○○株式会社からFAXが届いているはずなんだけど、なんて書いてある?』みたいなやりとりも不要。

導入すれば業務効率アップが見込めることでしょう。

憧れの03番号をFAX番号に:

eFAXでは住所を問わず好きな電話番号を選択可能なので、東京都ではなくその近隣に事務所を構えている方でも、憧れの03番号をFAX番号として利用できます。

まぁ03番号だからどうなんだ…という考えもありますが、業種によっては03番号だからこそ信頼してもらえるところもあると思うので、名刺の見栄えをよくしたい方にもeFAXはおすすめ。

もちろん大阪の06番号も選べますよ(全国57の市外局番から好きなものを選択可能)。

eFAXを利用する5つのメリット:

ここまででeFAXの仕組みがわかったところで、eFAXを利用するメリットをまとめてみたいと思います。主に5つのメリットがあるので順に紹介していきますね。

1.固定電話回線が不要に:

eFAXを利用する1つ目のメリットとしては、固定電話回線が不要になることです。

固定電話をよく利用する…という事業者の方であればこれはさほどメリットにはならないかもしれませんが、事務所にいる時間が少ない方や、携帯電話での通話が主だという方にとっては、もはや固定電話番号というのは無用の長物なんですよね。

それに最近では03番号を付与してくれるMVNO業者(格安スマホ)も出てきているので、こちらを利用すればわざわざ電話番号を取得するためだけに固定電話回線を引く必要性もありません。

電話もFAXも03番号が手に入る:

このように電話は格安スマホで03番号を取得し、FAXはeFAXで03番号を取得…なんてことも今の時代なら充分に可能。

  • 従来:固定電話機とFAX機を購入して事務所に設置
  • 現在:携帯電話1台あれば電話もFAXもOK

もはや小規模事業者は固定電話番号自体が不要なので、固定電話料金を無駄に払わないようにしてくださいね。

2.FAX機の購入が不要:

eFAXを利用するメリット2つ目は、eFAXを利用すればFAX機自体の購入が不要になること。要するに購入費用を削減できる…という話です。

たとえば3万円前後のFAX機を使おうと思っている方は、eFAXを導入することでその金額分だけの出費を削減することが可能。

もちろんeFAX利用には月額コストがかかりますが、初期コストを抑えられるのは起業したばかりの方にとって助かる点なのではないでしょうか?

  • 通常:FAX機を購入する費用が必要
  • eFAX:FAX機の購入は不要

同様にFAX機の買い替えも、事業所が増えたことによる追加購入も不要。

保険や介護といった事業規模の割に営業拠点が多くなりがちなビジネスモデルの場合には、これだけでもかなりの節約になるはずですよ。

3.FAX機が壊れても慌てない、インクや用紙の管理も不要:

3つ目のメリットは、FAX機のメンテナンスが不要になること。

FAX機って使っている方ならわかってもらえると思うんですが、とにかくよく壊れるんですよね(苦笑)

とりわけ家庭用のFAX機を事務所で使っている方は、この故障コストって半端ないわけです。

FAX機を直す時間、紙詰まりを取り除く時間などなど、そういったムダな時間は事業において1ミリもプラスに作用することがない時間なので、これがなくなるだけでもeFAX導入にメリットがあると思います。

インクや用紙の管理も不要に:

また、インク切れや用紙の管理も不要になる点も大きいです。

インクジェット式のFAX機の場合には、とにかくトナー代が高く付く&すぐに目詰りして印刷できなくなるなどの手間がかかってしまうんですが、これもeFAXであれば気にすることはありません。

  • FAX機:トナーや印刷用紙が必要
  • eFAX:トナーも用紙も不要、目詰まりもない

更には『紙がない!』『インク切れだ!また黒色だけなくなった』なんていうイライラからも開放されることでしょう。

4.外出先でもFAXの送受信ができる:

4つ目はここまで散々説明してきた内容ではありますが、外出先であってもFAXの送受信ができることです。

たとえば平日に接待ゴルフに行っている間、FAXが事務所宛に送られてきていたとしても個人事業主の方であれば事務所に戻るまでは確認しようがないですよね。それにも関わらず取引先から『さっきFAX送った内容に対する返信がない!』なんて言われてしまうこともあるわけです。

その点、eFAXならゴルフ中だろうが地方出張中だろうが、更には海外出張中であってもいつでも確認OK。とにかくメールが受信できる環境さえあれば、地下鉄に乗っている時でも確認できるので便利です。

  • 通常のFAX機:事務所に戻らないと内容確認ができない
  • eFAX:外出先でもカンタンに内容確認できる

とりわけスピーディな対応が昨今のビジネスにおいては非常に重要。このメリットは大きいですよ。

自宅と事務所、両方で働いている方にも:

また、自宅と事務所の両方で働いているという事業者の方にもeFAXはおすすめ。

どちらで作業をしていてもFAX受信とともにすぐ確認が出来るので、場所を選ばず作業を続けることが出来ます。今流行のノマドワーカー(事務所を持たずに働く人)も、eFAXでなら外出し放題というメリットがありますね。

5.過去のFAXをデータとして保存しておける: 

最後はこれ、eFAXはデータ保存にも向いていることです。

通常、FAXで送られてきた用紙というのは穴をあけて紙ファイルに挟んで保管されていくものなんですが、これってデータを保管しておく方法としては最低そのもの。

たとえば『あれ、○○株式会社から去年、送られてきたあの見積書ってどこだっけ?』となった時はまず見つかりません。

どうにかこうにか30分くらい、ファイルをひっくり返してみてやっと該当の見積書を見つけた…なんて経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか?*1

eFAXならすでにPDFデータになっている:

その点、eFAXならFAX送信内容をPDFデータとして保存しておけるので、送信日時などのデータを管理しておきやすいというメリットあり。

短縮可能な時間はわずかですが、少なくともなかなか見つからないイライラを防ぐことが出来るメリットは大きいです。

  • FAX機の場合:受信したデータがなかなか見つからない
  • eFAXの場合:受信したデータはメーラー検索で簡単に見つかる

加えてちょっとお金に余裕があるなら、PDFデータを読み取るソフトウェアを導入して、文字起こししておく…なんてこともeFAXなら可能。

これなら更に過去のFAXを検索しやすく出来ますよ。

eFAXの月額利用料金や規模など:

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ここでやっとeFAXの月額利用料金などの解説です。通販番組のようにメリットから先にあげてしまってすいません。

eFAXの月額料金概要:

eFAXの月額料金は下記の通りです(2016年7月現在)。1ヶ月ずつ払っていく場合よりも、1年分の料金を前払いしてしまったほうが月額料金は安くなっています。

比較項目 月額料金
毎月支払い 月額1,980円(税込)
1年分まとめ払い(1年目) 月額1,650円(税込)
1年分まとめ払い(2年目以降) 月額1,650円(税込)

ちょっと高いかな?と思われるかもしれませんが、固定電話回線やFAX機の購入が不要になることを考えると決して高い金額ではありません。

また、この料金には下記の料金が含まれているので、毎月、一定量のFAXを送受信するという方は、むしろ通信料や電気代を考えると割安に感じるかもしれません。eFAXならネット経由でのFAX送受信なので当然、電話代は不要です(パケット代などのインターネット通信費用はかかる)。

  • 受信:毎月150ページまで無料
  • 送信:毎月150ページまで無料

更に多くのFAXを送受信する…という事業者の場合には、1ページあたり11円で対応してもらえるので、こちらも電話の通話料を考えるとそれほど割高というわけではありません。

海外へのFAX送信は1ページ10円から:

尚、日本国内ではなく海外へのFAX送信については、1ページあたり10円程度から対応してくれます。

10円で送信できる国には中国、韓国、台湾、アメリカなどが含まれているので、よほど通信インフラの乏しい国に送信しない限りは、この金額で大丈夫でしょう(詳細金額は公式サイトで必ず確認ください)。

eFAXは世界で1,100万人以上の会員が存在:

尚、eFAXは日本独自のサービスではなく、アメリカの企業が展開しているプロバイダです。

日本における運営はアメリカ・ナスダックに上場しているj2 Globalという企業の、日本法人が運営しています。

eFaxは、インターネットのスピード性やEメールの利便性に着目し、Fax送受信をより容易にするインターネットFaxサービスに乗り出しました。

現在、インターネットメッセージサービスにおいて、1,100万人以上の会員の皆さまにEメールでのFaxサービスを提供する、世界でも最大級のプロバイダーの1つへと成長しています。

eFAXに関するよくある質問とその答え:

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最後にeFAXに関してみなさんが疑問に思うような点を、Q&A形式で解説しておきます。導入に対してまだまだ心配だ…という方は、参考にしてみてくださいね。

Q.送信可能なファイル形式はどんなものがあるの?

eFAXにて送信可能なファイル形式には下記のようなものがあります。PDFファイルだけでなく、ワードやパワーポイントが送信できるのは嬉しい限りですね。

  • PDFファイル
  • エクセル
  • ワード
  • パワーポイント
  • Gifファイル
  • JPGファイル
  • PNGファイル

但し、エクセルについてはどのように送信されるかわからないことや、うっかり別のシートまで送信してしまう可能性があるのであまり適していないかもしれません。

きちんとPDFファイル化するか、スクリーンショットでもしてJPGファイル化してから送信するようにしてください。

Q.FAXの送り状は付けられるの?

eFAXを使って送信した際にFAXの送り状は付けられるのか?というと、これはもちろんYESです。

eFAXはビジネス用のサービスなので、このあたりは抜かりがありません(いきなり画像や見積書をペラのままで送ることはないということ)。

どの送信に対しても自動的に添付されるのでご安心ください。

送り状を付けない送信も問題なし:

またeFAXには逆に、FAXの送り状を付けない送信方法も用意。

  • 送り状を付けてFAX送信:可能
  • 送り状を付けずにFAX送信:可能

まぁビジネス利用をする上では送付状をつけるのがマナーではありますが、普段から頻繁にFAXを送っている取引先や、家族等へのFAX送信については送り状をつけないほうが用紙代やインク代の節約にもなるので、うまく使い分けてもらえればなと思います。

Q.eFAXで大量送信は可能なのか?

プレスリリースなどの利用や、取引先に一斉にFAXを送信する…といったことはeFAXでは可能なのでしょうか?

こちらについてはどうやら50件までであれば同時送信可能。1件1件、面倒な送信作業をせずに1度に大量送信可能です。

但し、大量送信は詐欺と間違われる可能性があるので、事前にカスタマーサービスに相談してほしいとのこと。eFAXを使い始めたものの一斉送信できないなんてことがないよう、しっかりと使い方についての確認をしてもらえればと思います。

一度に大量のFaxを送受信される場合、お客様保護のための詐欺防止システムが稼動し、一時的に送受信サービスが停止する場合がございます。カスタマーサポートに事前にご相談ください。 

eFAXを使ってみよう:

ここまでeFAXの基礎知識から、そのメリット&デメリットを解説させていただきましたがいかがでしたでしょうか?

だいぶ長く書いてしまいましたが、月間のFAX送受信枚数が10枚以上あるという方は、このサービスを使うだけで仕事効率がだいぶ向上するはずなので、経営者の方はFAX周りのメンテナンスに無駄な時間を使わずに、eFAX導入で業務の効率化をはかってみてくださいね。

以上、パソコンやスマホでFAX受信できるだけでなく、送信まで可能なeFAX(イーファックス)が凄い!ネット経由でFAXの送受信をするなら…という話題でした。

参考リンク:

仕事の効率化をもっと図りたい!という場合には、クラウド会計ソフトや法人向けクレジットカードの利用を当サイト「ビジネスの読みもの」ではおすすめしています。

こちらを利用すれば経理にかける時間を1/3程度に圧縮することが出来るので、その分だけ本業に時間を費やすことが出来るようになりますよ。

個人事業主や少人数の株式会社経営向きです。

business.cardmics.com

*1:他、経年劣化で文字が薄くなってしまうことも、火事等による消失の心配もありません。Gmailなどのクラウド型メールサービスを利用しているならFAX紛失の心配はほぼほぼないことでしょう。

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