個人事業主であれば誰しもが面倒と思っている青色申告。この経理作業を少しでもラクにしたい…という方向けに、今回は私が実践している領収書＆レシート管理術をまとめてみたいと思います。
これを実践すれば劇的に青色申告にかける作業量を減らすことが出来るので、『青色申告の時期になるといつも大変…』と思っている方は今すぐ実践してみてください。きっと従来の1/3～1/5くらいの作業量で、青色申告が終わってしまうと思いますよ。
青色申告をラクにするための準備：
まずは青色申告をラクにするための準備から。必要なのはたった2つだけです。
１．事業者向け用のクレジットカード：
まずは事業関連の支払いをするためだけのクレジットカードを作ります。このクレジットカードは私用で使うクレジットカードとは区別し、100％事業関連の支払いでのみ使うようにしてください。
- 今までのクレジットカード：私的な支出のみに使う
- 事業用のクレジットカード：事業関連の支払いのみに使う
事業向けのクレジットカードについての詳細は、下記記事にまとめてあるのでもっと知りたい方はそちらもどうぞ。
２．MFクラウド確定申告：
2つ目は個人事業主の確定申告向けソフト、MFクラウド確定申告をダウンロードして使います。
市販のパッケージソフトではなくこのMFクラウド確定申告を使うメリットとしては、銀行口座やクレジットカード明細と連携させることができるという点。
この連携機能があれば、例えばあなたがセブンイレブンで支払った金額も、Amazonで書籍を買った金額も自動的に経費として入力されるようになるので、1件1件、手入力で経費を入力する手間が省けるようになります。
- 従来の会計ソフト：すべての支払いを自分で手入力
- MFクラウド確定申告：クレジットカード払いすれば自動入力
つまり前述の事業用クレジットカードとMFクラウド確定申告を組み合わせれば、クレジットカード払いをするだけでどんどん経費入力が出来てしまう状況に…。
なにせそのカードで支払ったものは100％経費なわけですから、『どれが私的な利用で、どれが事業用の支出だったっけ？』なんて悩む時間すらもゼロになるなど、個人事業主にとってのメリットは計り知れません*1。
個人事業主のためのレシート整理術：
ここでやっと今回の本題、領収書とレシートの整理術について。
これを実践していただければ3つのステップを踏むだけで簡単に領収書等の整理ができるようになるので、確定申告シーズンになって『あれ、このレシートって何だっけ！いっぱいありすぎてわからない！』と慌てることはもう無くなるはずですよ。
１．カード払いしたレシートは別管理：
最初にすべきレシート管理は、経費精算用のクレジットカードで支払った分のレシートは別管理してしまおうというもの。
そもそも事業用クレジットカードで支払った分は自動的にMFクラウド確定申告と連動してくれるようになるので、レシートを使った経費入力は不要。そのため、いわばこれらのレシートは「保管しておけばいいだけのレシート」なので、小さなポーチでも持ち歩いてその中にどんどん突っ込んでいってしまってください。
これで半分以上のレシート＆領収書を減らすことが出来るはずです（後日、レシート台帳かなにかにペタペタと貼っておけばパーフェクト）*2。
２．現金払いしたレシートはマネーフォワードで撮影：
次にクレジットカード払いではなく、現金払いをしたレシートは月に1度程度、マネーフォワードという家計簿アプリを使って撮影をします。
マネーフォワードでレシートを撮影すると、そこに書かれている年月日、店舗名、利用金額などを読み取ってくれるので、これを使えば現金払いしたものについてもMFクラウド確定申告にデータを送ることができるようになります。
そのため、現金払いをしたレシートがあるなら空いた時を使ってパシャパシャ撮影するようにしてください（MFクラウド確定申告と公式に連携可能）。
その後、撮影してデータ化したレシート＆領収書はすでに入力済みのレシートとして、前述のクレジットカード払いしたレシートと混ぜて管理してもOK。こちらも経費入力作業の時に使うことはないので、保管行きで大丈夫です。
３．手書きの領収書のみ自分で入力：
ステップ1とステップ2でほとんどの領収書＆レシートが整理できたとは思いますが、ここで残されてしまうのが「手書きで書かれた領収書」です。
これはマネーフォワードのアプリでも読み取ることが出来ないので、残念ながらこういう領収書は自分の手入力で記帳していくしかありません。ここまで自動化できると理想的なんですが、さすがに今の技術だと難しそうなので、出来る限り「手書きの領収書」を貰わずにレシートタイプの領収書をもらうように心がけてもらえればと思います。
- 手書きの領収書よりも、印刷されたレシートタイプの領収書をもらうようにしよう
他、印字が薄い場合やヨコ型のレシートなど、アプリで読み取りにくいレシートも手入力することになります（全体の10％程度のレシートのみ、手入力する感じ）。
税理士付きの方はその方法に従って：
私のように税理士なしで青色申告をしている方ならこの方法で良いのですが、税理士さんに顧問料を払っている方の場合には事前に確認したうえで実践してください。
税理士の中には指定の会計ソフトしか利用を許してくれないところや、勘定科目ごとに月別にレシートをまとめ、証票番号を確実に連番記入…など、レシート管理を徹底的にやる方針のところもあります。まぁ個人的に言わせてもらえるなら、脚注でも書かせていただいた通り、個人事業主ならそこまで神経質にレシート管理をしなくてもOKですよ。
もっと本業に時間を回そう：
ここまで青色申告をラクにすることが出来るレシート整理術を紹介してみましたが、いかがでしたでしょうか？
冒頭でも書きましたが、これらの方法を実践してもらえれば青色申告にかける時間を現在の1/3～1/5程度まで削減可能。結果、その分を本業にまわすことも可能になるので、是非、事業の売上をもっと伸ばしたいと思う方は事業者向けクレジットカード＆MFクラウド確定申告を活用してもらえればなと思います。
以上、個人事業主のための領収書＆レシート整理術。事業者向けクレジットカードを活用して、経費管理にかける時間を簡素化しよう…という話題でした。
参考リンク：
株式会社や有限会社といった法人経営者の方の場合には、もう少しレシート整理はしっかりとやったほうが良いかもしれませんね。
それでもクレジットカード＆クラウド会計ソフトを利用するメリットは多いにあるので、下記記事もあわせて参考にしてもらえればなと思います（経理担当を雇用するコストを圧縮できます）。